PROJECTMATIG WERKEN / PROJECTMANAGEMENT OVERZICHT VAN METHODIEKEN
Wanneer we willen starten met het aanbrengen van structuur bij de uitvoering van opdrachten, dan is Projectmatig Werken (ook wel Projectmanagement) een bekende en beproefde methode. Er zijn alleen, zo lijkt het, zoveel verschillende methoden. Schijn bedriegt: vrijwel alle methoden zijn gebaseerd op een elementaire basismethodiek. Deze basismethodiek is alleen veelvuldig herschreven en al dan niet aangevuld met concrete procedures en tools en/of geschreven ten behoeve van een heel specifieke branche (bijvoorbeeld PRINCE2 voor de ontwikkeling van software en PM2 voor de Europese Commissie). Wanneer we meer weten van de 'verschillende' methodieken, kunnen we beter begrijpen welke keuze we zouden moeten maken voor een specifiek project.
		PROJECTMATIG WERKEN - DE ELEMENTAIRE BASIS Van start tot en met de oplevering wordt een beproefd systeem angebracht in het werk, en zijn rollen volledig helder. Op hoofdlijnen: is er een opdrachtgever en een projectleider met enkele project teamleden; is er sprake van een eenmalige of unieke opdracht; is er een scherp geformuleerd doel (wat er bereikt moet worden) en projectresultaat (hoe/waarmee/op welke manier het gestelde doel bereikt moet gaan worden); wordt de opdracht in fasen, en van 'grof naar fijn', voorbereid en uitgevoerd; wordt na elke fase een document ter controle opgeleverd aan de opdrachtgever; heeft het project een start en einde. Een volledige beschrijving van de elementaire methodiek is te vinden in het basisboek Projectmatig Werken in Beeld, zie hiervoor de website van uitgever búbotrain
		PRINCE2 - voor heel stevige projecten PRINCE staat voor 'PRojects IN Controlled Environments', vrij vetraald 'Projecten in gecontroleerde omgevingen'. Het is een zeer getetaillleerde beschrijving van wat er voor een project allemaal gedaan moet worden, op welk moment in het projectproces dat gedaan moet worden en hoe dat dan gedaan moet worden. PRINCE werd, vanuit de basismethodiek, beschreven voor de ontwikkeling en bouw van computerprogramma's. De methodiek werd populair in Europa en dan met name in Nedeland en Engeland. Daarbuiten wordt PRINCE nauwelijks gebruikt. PRINCE is niet flexibel: wanneer voor PRINCE wordt gekozen dient de methodiek ook strikt gevolgd te worden. Om deze reden wordt PRINCE met name in gezet bij kostbare, omvangrijke, risocovolle of langlopende projecten en is deze methode niet geschikt voor kleinere projecten. Voordeel van de inzet van de methodiek is dat, in geval van uitval van de projectleider, een collega PRINCE projectleider per direct verder kan met het project omdat alles zo uniform en gedetailleerd is opgetekend. De methodiek wordt ook ingezet voor niet-ICT gerelateerde projecten. Het is aan elke projectleider om te besluiten of PRINCE dan de juiste methode is. Terzijde: de inzet van PRINCE2 (of welke andere methode dan ook) is geen garantie dat een project ook binnen budget, binnen de deadline en met de afgesproken wensen/eisen wordt opgeleverd...het blijft nadrukkelijk mensenwerk!
		IPMA - een kennisplatform IPMA staat voor International Project Management Association en is een kennisplatform en vereniging waar je lid van kunt worden. De methodiek kent een opleidingstraject in verschillende niveaus. Binnen IPMA kan een projectleider veel dingen op zijn eigen manier doen, met eigen tools, en is de methode daarmee flexibeler in de inzet dan PRINCE2. Veel IPMA projectleiders werken als als zelfstandig ondernemer in de rol van interim projectleider voor organisaties.
		PROJECTMATIG CREËREN - extra aandacht voor de mens in het proces De mens is, naast de methodiek zelf, de belangrijkste schakel in het proces naar een succesvolle oplevering. Daarom werd een methode beschreven rondom de elementaire basis, waarbij veel aandacht is voor de rollen in het project en de oprechte betrokkenheid van met name opdrachtgever, projectleider en project teamleden. Binnen deze variant wordt onderscheid gemaakt tussen het 'HET'(projectopdracht, methode, tools), het 'WIJ'(team, communicatie, cultuur), het 'IK'(commitment, leiderschap, visie) en het 'ZIJ'(omgeving, opdrachtgeverschap, klantwensen, businesscase, krachtenveld).
		PMBoK - USA en Canada Een door de Amerikaanse overheid opgestelde (ANSI) norm voor de voorbereiding en uitvoering van een project. De methode lijkt erg op PRINCE2 wat detailniveau betreft maar wordt vrijwel uitsluitend toegepast in Amerika en Canada.
		ISO 21500 - Nederlandse norm Een door de Nederlandse overheid opgestelde norm voor de voorbereiding en uitvoering van een project. Vergelijkbaar met PMBoK en PRINCE.
		PM2 - van de Europese Commissie Een door de Europese Commissie opgestelde norm, voor intern gebruik, de voorbereiding en uitvoering van een project. Deze methode wordt buiten de EC nauwelijks gebruikt.
		WATERVAL - besluit = besluit Een oude methodiek uit de begintijd van de ontwikkeling en bouw van computerprogramma's. Essentie was dat niet meer werd teruggekomen op eenmaal genomen besluiten, teneinde de voortgang niet te frustreren. Toch was er een escape: wanneer helder werd dat echt een verkeerde beslissing was genomen, dan mocht een complete voorgaande fase opnieuw worden gedaan.
		KANBAN - anticiperen op wat nodig is Wel vaak genoemd in relatie tot projectmanagement maar feitelijk in het geheel niet verwant aan de elementaire basismethode: het is een systeem om te waarborgen dat voorraden automatisch op peil blijven.
		ICE - bij ontwerp goed rekening houden met productie Ooit bedacht om, met name in de architectuur, al tijdens de ontwerpfase rekening te houden met de situatie op de bouwplaats. Door slim ontwerpen bouwtijd verkorten was het doel van deze methode.
		AGILE - over meebewegen met veranderende omgevingen In beginsel heeft AGILE niets van doen met de elementaire methode van Projectmatig Werken, waardoor er zowel verwaring is alswel dat er toch beschrijvingen ontstaan waar wél een relatie ontstaat naar de methodiek... Terug naar kern: wat is AGILE? AGILE ontstond in de begintijd van het ontwerpen en bouwen van computerprogramma's. Vrijwel altijd kwam (en komt!) een opdrachtgever tijdens de bouw van software door voortschrijdend inzicht op nieuwe ideeën / wijzigingen in zijn visie. Daardoor werd van een programmeur verwacht dat hij/zij flexibel kon (kan) omgaan met deze wisselende wensen/eisen van de opdrachtgever. En DAT is AGILE: flexibel meebewegen met veranderende wensen van de opdrachtgever. In de huidige tijd is dit geworden tot: 'meebewegen met veranderende omgevingen' en 'flexibel zijn'. En...flexibel zijn is mooi. Alleen is het aan elke projectleider om zelf te bepalen tot in hoeverre of tot welk moment in het proces hij flexibel wil/kan zijn. Immers, in elk project komt een moment dat glashelder moet zijn wat moet worden opgeleverd, zodat vanaf dat moment er focus kan zijn op het realiseren van het op te leveren projectresultaat. In een latere fase van een project nog flexibel zijn kan betekenen dat er grote (faal)kosten ontstaan of dat het project nimmer tot een goed einde komt. Merkwaardig is dat de laaste tijd er beschrijvingen van AGILE ontstaan waarbij 'korte sprints' of 'korte trajecten' worden geïntroduceerd: dit zijn zaken die onlosmakelijk bij SCRUM thuishoren... Hier geldt duidelijk: onder invloed van marketing onstaan varianten op een thema, die op hun beurt weer leiden tot trends resp. trainingen en dus...een markt.
		SCRUM - een geweldige tool om voortgang te bewaken SCRUM komt uit de rugby sport. Wanneer twee teams tegenover elkaar op het veld staan, met de bal in het midden, dan moet die bal zo effectief en efficiënt mogelijk tussen de doelpalen door. Dat proces heet binnen de rugby 'een scrum'. En daarbij gaat de bal in een heen- en weergaande beweging over het veld, en dat heet binnen de rugby 'korte sprints'. In de begintijd van het ontwerpen en bouwen van computerprogramma's gebeurde het niet zelden dat een programmeur (of team van programmeurs) weken of maanden zaten te werken aan een programma, en dat bij de oplevering bleek dat het programma niet precies was wat de opdrachtgever had bedoeld. Of er zaten veel fouten in. In die tijd werd bedacht dat het inzetten van SCRUM uit de rugby (korte effectieve en efficiënt uitgevoerde SPRINTS) wel eens een mooie oplossing kon zijn: hak het te bouwen programma in een reeks losse programmadelen, die afzonderlijk door teams worden ontworpen, gebouwd, getest en opgeleverd. En houd overzicht door het inzetten van een groot whiteboard waarop met gele memo's alle deelopdrachten worden geplakt. Op de linkerhelft van het bord wat nog gedaan moet worden, en op de rechterhelft de opgeleverde deelopdrachten. En zo werd SCRUM een vertaling van de rugby naar de bouw van software. Het is aan elke projectleider om te besuiten of de inzet van SCRUM (opdelen van een project in losse deelprojecten, en deze deelprojecten dan effectief en efficiënt door teams laten uitvoeren) handig is. En of de inzet van zo'n whiteboard voor de bewaking van de voortgang dan ook handig is. Net als bij AGILE geldt hier: onder invloed van marketing onstaan varianten op een thema, die op hun beurt weer leiden tot trends resp. trainingen en dus...een markt.
		LEAN(6sigma) - voorkomen van verspillingen Lean ontstond bij een manager in een Toyota fabriek: hij analyseerde het productieproces en stelde vast dat er veel verspillingen waren en dingen werden gedaan waarvoor de klant feitelijk niet betaalt en/of waarop de klant niet wilde wachten. Deze manager stelde orde op zaken en elimineerde zo veel mogelijk (alle is science fiction!) verspillingen en werkzaamheden waarvoor niet werd betaald. Dit proces van analyse, rapportage en nemen van maatregelen noemen we Lean. Natuurlijk stonden al snel marktpartijen op die Lean als hun muze gingen uitventen aan ondernemingen, en daar is op zich niets mis mee. Een frisse blik, niet gehinderd door ingesleten werkwijzen, blijkt veelal erg nuttig. Naast consulting is er ook een flinke markt ontstaan voor opleidingen en trainingen op het gebied van Lean. De één nog 'leaner' dan de andere. Samenvattend: Lean is goed, want het voorkomt verspilling en onnodig werk. Maar...begin eens bij jezelf en wees eerlijk en oprecht: wat doe jij (of je afdeling / je team / je organisatie) allemaal over een dag heen waarvoor de klant niet betaalt? En waar zitten jouw verspillingen? Ook zonder een kostbare training kun je al veel bereiken door (bij voorkeur samen met collega's) eens wat tijd vrij te maken en aandacht te besteden aan processen. En ten slotte: met de elementaire methodiek Projectmatig Werken heeft Lean niets te maken. Wat wél geldt: van een 'lean verbeterslag' binnen je organisatie kun je natuurlijk wel een project maken en dát dan weer Projectmatig uitvoeren.
		Een training Projectmatig Werken organiseren voor uw medewerkers? Bel of mail trainer Marco Derksen, of bezoek eerst even zijn website: www.marcoderksen.nl Bij een training gaat het naast de methodiek óók over hoe de methodiek, geheel of gedeeltelijk, ingezet kan worden bij het dagelijkse werk. Op deze manier wordt het geleerde snel ingezet en zijn de positieve effecten snel zichtbaar. Dit werkt erg goed om borging van de methodiek in een organisatie voor elkaar te krijgen: als de mensen de voordelen zien, dan gaan gedragsveranderingen (want daar hebben we het feitelijk over) als vanzelf.
		Het basisboek: Projectmatig Werken in Beeld september 2022, 3e druk, 3e oplage beschrijft de elementaire basismethodiek; puur praktisch, begrijpelijk en direct toepasbaar; biedt bij vrijwel alle onderwerpen ook een video tutorial; heeft een ondersteunende website met extra onderwerpen en tips voor projectleiders; wordt oa. al ingezet door praktijkopleiders Rosande Trainingen, BTR Trainingen, ExplainiT, NCOI en enkele hogescholen. Bestel het eenvoudig en snel online.